Dexk

Cómo proteger una hoja de Excel con contraseña (y los mitos que hay que aclarar primero). *La primera vez que me tomé en serio proteger una hoja fue con una plantilla de cotizaciones que compartíamos. Una persona cambió sin querer una de las celdas que tenía una fórmula y los totales dejaron de calcularse correctamente. Lo peor fue que al principio nadie sabía exactamente qué había cambiado. Desde entonces empecé a dejar desbloqueadas únicamente las celdas que necesitaban editarse y a proteger el resto de la hoja.* Vamos a usar como ejemplo una plantilla de cotizaciones que comparto con mi equipo: tiene fórmulas que calculan totales automáticamente, y celdas donde cada quien escribe los datos del cliente y los productos. Quiero que puedan llenar esas celdas libremente, pero no tocar las fórmulas por accidente ni borrar algo que después nadie sepa reconstruir. Mito 1: proteger la hoja mantiene mis datos seguros. Este es el malentendido más común, y viene directo de cómo se llama la func...

Cómo contar celdas con CONTAR.SI: el caso de mi registro de gastos de viaje. *En mi caso, empecé usando CONTAR.SI porque tenía un registro de gastos bastante más largo de lo que esperaba. Al principio simplemente iba recorriendo las filas y contando cuántos gastos eran de comida, transporte y hospedaje. El problema aparecía cada vez que agregaba nuevos movimientos: tenía que volver a revisar toda la lista. Cuando empecé a usar CONTAR.SI, el conteo quedó automático y solo tenía que actualizar los datos.* Vamos a resolverlo con un caso concreto: un registro de gastos de un viaje, con cada fila mostrando el monto, la fecha y la categoría —hospedaje, comida, transporte, actividades—. Quiero saber cuántos gastos caen en cada categoría, sin contarlos fila por fila a mano, y sin tener que rehacer el conteo cada vez que agrego un gasto nuevo al volver de un lugar. El problema de contar a mano. Con 15 o 20 filas, contar a ojo funciona. Con 100 o 200, ya no —y el margen de error de contar a mano...

Formato condicional en Excel: qué tipo de regla usar según lo que necesitas. *Una vez estaba revisando una hoja con varias tareas y fechas límite, y a simple vista todas parecían estar en orden. Al aplicar formato condicional a las fechas vencidas, apareció una tarea que había quedado atrasada y que se me había pasado por completo al revisar la lista manualmente. No era un problema de los datos, simplemente estaba escondida entre muchas filas. Desde entonces, cuando una hoja tiene suficiente información como para que revisar fila por fila sea lento, prefiero usar formato condicional para que los casos importantes destaquen solos.* Vamos a usar como hilo conductor una lista de tareas de un equipo pequeño: responsable, fecha límite y prioridad. El objetivo es que el estado de cada tarea se note con solo mirar la hoja, sin tener que leer columna por columna. Reglas para resaltar celdas: lo más directo. Están en Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas. Cubren compara...

Cómo hacer gráficos en Excel (evitando los errores que los hacen ilegibles). *La primera vez que preparé un gráfico para mostrar unas ventas, cometí el error de meter demasiada información de una sola vez. Tenía varias categorías, etiquetas y colores, y aunque los datos estaban bien, el resultado era difícil de leer. Al final terminé simplificándolo: dejé solo las categorías importantes, añadí un título claro y cambié el tipo de gráfico. Desde entonces, antes de pensar en que un gráfico se vea "bonito", primero reviso si alguien puede entenderlo en unos segundos.* Vamos a usar un caso simple como hilo conductor: las ventas del mes de tres vendedores. El objetivo es que alguien entienda quién vendió más con solo mirar el gráfico, sin tener que leer números. Lo básico, rápido. Selecciona tus datos con encabezados incluidos, ve a Insertar > Gráficos recomendados, y elige una opción. Si ya sabes qué tipo quieres, puedes ir directo al grupo Gráficos en esa misma pestaña. Tip: s...

Cómo eliminar duplicados en Excel (sin perder datos que sí necesitabas). *La primera vez que usé Quitar duplicados fue con una lista de registros que estaba limpiando antes de preparar un reporte. Seleccioné varias columnas pensando que Excel iba a detectar únicamente los registros repetidos completos, pero después de revisar el resultado me di cuenta de que había elegido mal el criterio. Algunas filas que necesitaba conservar habían desaparecido porque estaba tratando como duplicado algo que solo coincidía en una parte de la información. Desde entonces, antes de eliminar nada, primero reviso qué columna realmente identifica de forma única cada registro y hago una copia de los datos originales.* Vamos a resolverlo con un caso simple: una lista de inscritos a un webinar, donde varias personas se registraron dos veces sin darse cuenta. Antes de borrar nada. Quitar duplicados en Excel borra filas de forma permanente. Ctrl+Z funciona si te arrepientes al toque, pero si cierras el archivo o...

SI (IF) en Excel: cuándo usar SI simple, SI anidado o SI.CONJUNTO. *La primera vez que hice una fórmula con varios SI anidados fue para clasificar automáticamente unos resultados en diferentes categorías. Al principio funcionaba, pero cuando tuve que cambiar uno de los rangos terminé modificando un paréntesis en el lugar equivocado y Excel me devolvía un error que no encontraba por ningún lado. Acabé separando la lógica para comprobar cada condición por separado. Desde entonces, cuando una fórmula empieza a llenarse de SI dentro de SI, primero me pregunto si no sería más fácil usar SI.CONJUNTO.* SI es probablemente la función más usada en Excel después de las básicas de suma y promedio. También es la que más rápido se sale de control cuando empiezas a encadenar condiciones. Aquí van las tres formas de manejar lógica condicional en Excel, y cuándo te conviene cada una. SI simple: una condición, dos resultados. Cuando solo necesitas evaluar una cosa y dar dos respuestas posibles, con est...

Cómo congelar filas y columnas en Excel (y los errores que hacen que no funcione). *La primera vez que intenté inmovilizar encabezados estaba trabajando con una hoja de seguimiento que ya tenía varias filas de datos. Seleccioné la fila que quería dejar fija y activé la opción sin pensar demasiado. Cuando empecé a desplazarme, quedó inmovilizada una fila distinta de la que esperaba. Ahí entendí que Excel no congela la fila que seleccionas, sino todo lo que queda por encima de la celda activa. Desde entonces, antes de hacerlo, siempre miro qué celda tengo seleccionada.* En Excel esto se llama "inmovilizar paneles", aunque casi todo el mundo lo busca como "congelar filas y columnas". Es una función simple, pero tiene suficientes detalles chuecos como para que termines congelando la fila equivocada, o preguntándote por qué una fila desapareció de la nada. Cómo inmovilizar correctamente. Ve a la pestaña Vista > Inmovilizar paneles  en la página oficial de Microsoft t...