Validación de Datos en Excel: Todos los Tipos

Validación de datos en Excel: todas las formas de restringir lo que se escribe en una celda.

*Me pasó con una hoja que compartíamos para registrar información y al principio no le presté mucha atención al formato de los datos. Cuando fui a revisar todo, encontré fechas escritas de distintas maneras, números que tenían más dígitos de los que correspondían y algunos campos que directamente estaban como texto. Tuve que revisar fila por fila para corregirlos antes de poder utilizar la información. Desde entonces entendí que es mucho más fácil poner una regla al momento de crear la hoja que intentar limpiar decenas de registros después.*

El caso de hoy: un formulario de registro de empleados nuevos, con campos de edad, salario, fecha de ingreso y extensión telefónica. Cada campo necesita una restricción distinta, y Excel tiene una opción específica para cada una dentro de Datos > Validación de datos, aunque casi nadie pasa de la opción más conocida.

Ya cubrí a fondo la opción de Lista —los menús desplegables— en otro artículo. Esta vez le toca el resto del menú Permitir, que casi nadie explora completo.

Número entero: para cantidades exactas.

Si el campo de edad no debería aceptar decimales ni texto, elige Permitir: Número entero, y define un mínimo y máximo (por ejemplo, entre 18 y 70, según la política de contratación de tu empresa). Cualquier intento de escribir "veinte" o "25.5" va a rebotar con el mensaje de error, sin que tengas que revisar tú mismo cada fila después.

Decimal: para montos y porcentajes.

Para el salario, Permitir: Decimal te deja definir un rango con decimales incluidos —útil si quieres evitar que alguien escriba un salario negativo por error de tipeo, poniendo el mínimo en 0, o un tope máximo razonable que atrape errores obvios como un cero de más.

Fecha: para que no se cuelen errores de tipeo.

En el campo de fecha de ingreso, Permitir: Fecha con un rango razonable (por ejemplo, entre hoy y dentro de tres meses) evita dos problemas a la vez: que alguien escriba texto en vez de una fecha real, y que alguien registre una fecha de ingreso que ya pasó hace un año por error de dedo. El mismo principio sirve para fechas de vencimiento, entregas programadas, o cualquier campo donde una fecha fuera de rango simplemente no tiene sentido en el contexto del archivo.

Hora: el hermano menos usado de Fecha.

Funciona igual que Fecha pero para valores de hora —útil en hojas de turnos o registros de entrada y salida, donde quieres asegurarte de que nadie escriba "25:00" sin darse cuenta, o una hora de salida anterior a la de entrada.

Longitud del texto: para campos con formato fijo.

Si la extensión telefónica siempre debe tener exactamente 4 dígitos, Permitir: Longitud del texto, con el operador "igual a" y el valor 4, rechaza cualquier cosa que no tenga ese largo exacto —sin importar si son letras o números, solo cuenta la cantidad de caracteres.

Personalizada: la más flexible de todas.

Aquí escribes tu propia fórmula, y si devuelve VERDADERO, el dato se acepta. Por ejemplo, para exigir que el correo del empleado termine en el dominio de la empresa:

=DERECHA(A2;13)="@miempresa.com"

O para evitar que alguien registre el mismo número de empleado dos veces:

=CONTAR.SI($A$2:$A$100;A2)=1

Esta última es la misma lógica de CONTAR.SI que ya usaste en otro contexto, aplicada ahora como filtro de entrada en vez de como fórmula de conteo separada. Es la opción que más tarda en dominarse porque exige pensar la regla como una fórmula lógica en vez de elegir de un menú, pero también es la única que te deja validar casi cualquier condición que se te ocurra, sin estar limitado a los seis tipos predefinidos.

*La validación personalizada con fórmula fue de esas funciones que durante bastante tiempo sabía que existían, pero casi nunca utilizaba. Cuando empecé a trabajar con formularios más específicos, me di cuenta de que las opciones predeterminadas se quedaban cortas: necesitaba comprobar condiciones que no estaban disponibles directamente en el menú. Ahí fue cuando empecé a usar Personalizada, especialmente para evitar valores repetidos o exigir determinados formatos en los datos. Al principio cuesta pensar la condición como una fórmula, pero después se vuelve una herramienta bastante práctica.*

No confundir con formato condicional.

Es fácil mezclar los dos conceptos porque ambos viven cerca en el menú Datos e Inicio respectivamente, pero hacen cosas distintas: validación de datos impide que se escriba algo que no cumple la regla, antes de que quede guardado en la celda. Formato condicional, en cambio, deja que se escriba cualquier cosa y después solo cambia el color o el estilo visual según una condición. Uno previene, el otro solo avisa visualmente después del hecho.

El mensaje de entrada: ayuda antes de que alguien se equivoque.

Casi nadie usa esto, pero la pestaña "Mensaje de entrada" del mismo cuadro de Validación de datos te deja mostrar una nota amarilla apenas alguien hace clic en la celda, antes de que escriba nada —por ejemplo, "Escribe la extensión de 4 dígitos". Es más útil que esperar a que alguien se equivoque para recién avisarle, porque previene el error en vez de solo corregirlo después, y para un formulario que va a llenar gente que no conoce bien tu hoja, marca una diferencia real en cuántos errores terminas corrigiendo tú mismo después.

Esto se combina naturalmente con listas desplegables, y si el formulario lo va a llenar gente fuera de tu equipo directo, vale la pena revisar también cómo proteger la hoja con contraseña para que nadie modifique las reglas de validación por accidente. La documentación oficial de Microsoft sobre validación de datos trae un libro descargable con ejemplos de cada tipo.

Dudas comunes sobre validación de datos.

¿La validación de datos bloquea el pegado de texto que no cumple la regla?

 No siempre —depende de la versión de Excel y de cómo se pegue. Es una capa de ayuda, no una barrera absoluta.

¿Puedo combinar varios tipos de validación en la misma celda?

 No directamente, pero con Personalizada y una fórmula que combine varias condiciones con Y(), puedes lograr algo parecido.

¿Qué pasa con los datos que ya estaban en la celda antes de aplicar la validación?

 No se revisan automáticamente. Si quieres encontrar los que no cumplen, usa el botón "Rodear con círculo datos no válidos" en la pestaña Datos, que marca visualmente cada celda existente que no pasaría la regla nueva.

¿Funciona igual en Google Sheets?

La idea es la misma, pero el menú y las opciones específicas de cada tipo varían entre ambas herramientas.

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En dexk compartimos lo que realmente usamos de Excel y Word en el día a día, sin relleno ni teoría de más. Si te sirvió este artículo, hay más contenido de fórmulas y funciones en el blog.

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